Рекомендация REMA по проведению тендеров
В настоящий момент на event рынке существует ряд проблематик между клиентами и агентствами в области организации тендерных процедур, которые ухудшают качество коммуникации между участниками процесса и качество предоставляемых коммерческих предложений.

Агентства участники REMA выработали ряд критериев и рекомендаций по организации тендерных процедур для отделов закупок клиентов.

Это документ разрабатывался на основе анализа подобных рекомендаций, действующих в Ассоциации Коммуникационных Агентств России (АКАР), а также опыта работы крупнейших российских ивент агентств и компаний-клиентов.

Рекомендации по тендерной процедуре:
1
Корректный бриф. Чем более точным, конкретным и полным является техническое задание, тем более качественные и релевантные предложения предоставят агентства. Мы рекомендуем стандартные пункты брифа, избегая обобщений, дополнять специфическими комментариями. Например, сегментация ЦА не только по возрастным и гендерным признакам, или должности, а более подробный портрет, включающий потребности, страхи и желания ЦА, типичные проблемы, связанные со спецификой работы и т.д.
2
Рекомендуемый срок подготовки тендерных предложений по крупным проектам не менее 2-х недель, желательно 3 недели. Меньшие сроки могут существенно понизить качество предлагаемых агентствами разработок. На небольшие проекты, не требующие предоставление нескольких концепций, возможен срок подготовки от 1 недели.
3
Дебрифинг для всех агентств (желательно с участием ЛПР). Позволяет более внятно интерпретировать бриф и правильно расставить акценты. Предпочтительно очный индивидуальный дебрифинг. В случае отсутствия такой возможности, дебрифинг может быть организован для всех агентств одновременно очно или по электронной почте (например, предварительный сбор в письменном виде вопросов по брифу от всех агентств, ответы сразу на всех участников тендера).
4
Рекомендуемое количество участников тендера не более 5 агентств (в случае коммерческого тендера, размещаемого вне тендерных площадок). Приглашение большего количества агентств затрудняет внимательное изучение коммерческих предложений и организацию очных презентаций. Так же большое количество участников тендера не позволяет некоторым агентствам принимать участие в тендере из-за ограничений, связанных с внутренними регламентами.
5
Указание рамок бюджета или максимального бюджета. Понимание бюджета экономит большое количество времени как агентства, так и клиентов.
6
Требуемое в ТЗ максимальное* количество концепций для проработки не более 2-х по одному мероприятию. Агентство по своей инициативе и с согласия клиента может предложить большее количество концепций.

*речь о тендерах, в которых согласно ТЗ к участию допускаются агентства, предоставляющие минимум три концепции. Мы предлагаем необходимый минимум свести к двум. А третью и следующие оставить на усмотрение агентства.
7
Возможность очной защиты (желательно с участием ЛПР). Это необходимо для полного донесения смыслов и идей, заложенных в предложения агентствами, обоснования креативных концепций.
8
Сохранение конфиденциальности и этичное отношение к интеллектуальной собственности агентства (избежание случаев передачи концепций одних агентств другим)
9
Официальное уведомление о победе в тендере через электронную почту.
10
Четкая схема по принятию решения о победителе тендера – распределение критериев, весов и т.д и ясная коммуникация агентствам по этому поводу в тендерном задании. Это позволит всем участникам процесса избежать недопонимания при подведении итогов тендера. Например, указание, что вес креативной концепции в предложении составляет 60%, вес цены предложения 30%, 10% - остальные параметры (наличие в портфолио агентства релевантных кейсов, наград и т.д.)
11
Предоставление развернутой обратной связи по итогам тендера для проигравших участников. Важная развивающая процедура для агентств и клиентов, которая позволяет участникам тендера в дальнейшем учитывать полученную обратную связь и предоставлять максимально качественные предложения. В рамах обратной связи агентству важно услышать причину проигрыша. Например, если проигрыш по концепции, то важно получить развернутые комментарии, в чем конкретно концепция не ответила на задачи брифа, были ли в ней элементы, которые понравились. Так же с остальными причинами проигрыша.
12
Включение в договор пункта об оплате компенсационной сметы победителю в случае отмены мероприятия. Включает в себя погашение подтверждённых затрат и менеджмента по человеко-часам.
Следование этим рекомендациям позволит клиенту на этапе тендера получить максимально проработанные качественные коммерческие предложения, а агентству принимать взвешенные решения об участии в тендере и разумно распределять ресурсы.